Jak zorganizować udane wydarzenie medialne

•••

Mihajlo Maricic / EyeEm / Getty Images

Jednym z najłatwiejszych sposobów uzyskania przez firmę bezpłatnej ekspozycji w mediach — często nazywanym „mediami zarobionymi” — są wydarzenia medialne. Niezależnie od tego, czy współpracujesz z kilkoma sponsorami, aby pomóc mniej szczęśliwym, czy organizujesz konferencję prasową, aby ogłosić premierę produktu, istnieją pewne kroki, które należy wykonać, aby zorganizować udane wydarzenie medialne.

Zacznij od komunikatu prasowego

Wysyłam swoje informacja prasowa pomoże mediom zdecydować, czy Twoja historia jest wystarczająco godna uwagi. Dlatego pomaga, aby komunikat prasowy był prosty i nigdy nie używał szumu. Stacje i gazety szukają wiadomości; nie szukają gadania o sprzedaży.

Masz okno na wysłanie informacji prasowej. Nie chcesz wysłać go zbyt wcześnie, a potem zostanie zapomniany lub pogrzebany, i nie chcesz wysłać go zbyt późno, gdy inne historie mogły już zostać przypisane i po prostu nie mogą zmieścić się w twoim wydarzeniu Ogólnie rzecz biorąc, dwa do trzech dni przed wydarzeniem jest wystarczającym wyprzedzeniem, aby dać prasie czas na zaplanowanie reporterów.

Chcesz również mieć pewność, że w komunikacie prasowym zawarto wskazówki i wszelkie specjalne instrukcje. Jeśli główna siedziba Twojej firmy znajduje się w jednym miejscu, ale wydarzenie odbywa się w zakładzie oddalonym o 30 mil, musisz to wyraźnie zaznaczyć w swoim komunikacie.

Oglądaj rozmowy telefoniczne

Po wysłaniu komunikatu prasowego możesz zadzwonić do redaktorów w gazetach lub producentów w stacjach telewizyjnych, aby sprawdzić, czy go otrzymali. To wszystko, o co musisz zapytać.

Często otwiera rozmowę, aby powiedzieć ci, czy myślą, że będą mogli przyjść, czy nie. Ale nawet jeśli nie, nie chcesz pytać, czy nadchodzą. Będą tam, jeśli będą mogli, ale nie będą składać żadnych obietnic.

Pamiętaj, z ostatniej chwili lub dni z dużymi wiadomościami mogą uniemożliwić im przybycie w ostatniej chwili. Nie chcesz ich męczyć, żeby zobaczyć, czy nadchodzą, nawet w dniu imprezy, kiedy stoisz tam, czekając na reporterów.

Chcesz także obserwować godzinę, o której dzwonisz. Dzwonisz na dziesięć minut przed 17:00 może ci się wydawać, że to koniec dnia, ale producentowi zostało dziesięć minut do wieczornych wiadomości. Najlepszy czas na telefon to zazwyczaj około 10:00 i między 13:00 a 14:30.

Ostrożnie zaplanuj czas swojego wydarzenia

Wszyscy pracują nad terminami. Gazety ustaliły godziny, w których odkładają do łóżka wydanie następnego dnia. Oznacza to, że przyjdą na Twoje wydarzenie o 17:00. w czwartek relacja może pojawić się dopiero w sobotę.

Stacje telewizyjne zazwyczaj mają rano, południe, 17:00, 6:00, 10:00 i/lub 23:00. wiadomości w ciągu tygodnia, w zależności od Twojego Rynek telewizyjny . Uzyskiwanie relacji, jeśli wydarzenie medialne rozpocznie się o 16:00 może być bardzo trudne. Nie wskakują po prostu do swojego samochodu informacyjnego i jeżdżą jak szaleni, żeby o 17:00 nagrać twoją taśmę. Jest scenariusz, który trzeba napisać i taśma, którą trzeba zmontować.

Zaplanuj czas wydarzenia tak, aby był nie tylko wygodny dla reporterów, ale także zwiększał swoje szanse na bardziej natychmiastową ekspozycję.

Nie próbuj i nie rób wszystkiego

Jakkolwiek kuszące może być zostanie reżyserem, nie mów o tym reporterowi, fotografom lub filmowcy jakie strzały chcesz, aby otrzymali. Chcesz nawiązać z nimi pewien kontakt i nawiązać relację z gazetą lub stacją telewizyjną. Nie zdobędziesz żadnych przyjaciół, mówiąc im, jak mają wykonywać swoją pracę.

Ułatw sobie wsiadanie (i wysiadanie)

Jeśli organizujesz wydarzenie w swoim zakładzie o powierzchni 50 000 stóp kwadratowych, a obszar, na który zezwalasz mediom, znajduje się z tyłu budynku, zapewnij im jak najłatwiejszy dostęp. Nie każ im parkować przed budynkiem, a następnie taszczyć ich sprzętu do tyłu, jeśli możesz im pomóc. Jeśli istnieje sposób, aby dojechać do tyłu, poinformuj media o kierunkach dojazdu w komunikacie prasowym i wyraźnie zaznacz drogę, gdy przyjadą.

Chcesz również zastanowić się, jaki obszar Twojego obiektu jest ściśle niedostępny. Na przykład, jeśli nie możesz uniknąć długiego spaceru, czy naprawdę chcesz, aby media przechodziły przez cały budynek z kamerami? To nie znaczy, że zaczną strzelać, co tylko zechcą. Jednak wiele firm ma ścisłe zasady dotyczące tego, gdzie kamery i osoby niebędące pracownikami mogą się udać z powodów związanych z prawem własności.

Rozważ wizualizacje

Pomyśl dokładnie o swoich wizualizacjach. Daj mediom jak najwięcej praktycznego doświadczenia. Mówienie o produkcie przez pół godziny, a następnie odwoływanie się do zdjęcia w broszurze to coś, na co media nie muszą się nawet pojawiać. Pamiętaj, że przekazują wizualizacje potencjalnym klientom — ich widzom lub czytelnikom — dlatego ważne jest, aby pamiętać o swoich odbiorcach, aby uzyskać potrzebną relację.

Nie zapomnij o zestawie prasowym

Dołącz informacje o swoim wydarzeniu i rozdaj je mediom. Te informacje pomogą im napisać historię, ale także pomogą ci mieć większą kontrolę nad wiadomościami, ponieważ dostarczasz im kluczowe informacje.

Upewnij się, że kontakt z mediami jest dostępny

Nie zapomnij udostępnić swojego kontaktu z mediami w przypadku pytań. Jeśli reporter ma dodatkowe pytania, musi szybko uzyskać kontakt z mediami. Pamiętaj, aby podać numer telefonu kontaktu z mediami i wszelkie inne informacje kontaktowe w swoim materiały prasowe .

Korzystaj z pracowników z doświadczeniem

Nie musisz ograniczać rzeczników wydarzenia do własnego kontaktu z mediami. Jeśli pracownik może dać lepszy dźwięk, ponieważ ma większe doświadczenie w opracowywaniu i pracy z określonym produktem, za wszelką cenę udostępnij go na pytania.

Przygotuj swoje oświadczenie wcześniej

Jeśli planujesz porozmawiać przed kamerą lub z dziennikarzem gazety, zastanów się, co chcesz powiedzieć z wyprzedzeniem. Pomocne może być posiadanie znajomego, który nie jest zaznajomiony z Twoją firmą, aby przeczytał Twój zestaw prasowy i zadał mu pytania. Z tych pytań, a także z własnej burzy mózgów, wymyśl listę odpowiedzi. Nie chcesz brzmieć jak wyćwiczony, ale nie chcesz też brzmieć na nieprzygotowanego lub często mówić „Umm…”.

Chcesz również wziąć pod uwagę różne rodzaje mediów. Gazeta ma inne potrzeby niż telewizja i odwrotnie. Reporter prasowy może zadać Ci pytania znacznie różniące się od: Reporter telewizyjny . Każde medium ma inny sposób prezentowania Twoich wiadomości, więc będą potrzebować typu, który najlepiej odpowiada ich odbiorcom.

Co się stanie, jeśli reporter się nie pojawi?

Stacja lub gazeta może równie dobrze wysłać fotografa lub kamerzystę zamiast reportera. To nie znaczy, że twoja historia nie jest dla nich ważna. Nie byłoby ich, gdyby nie planowali relacjonowania twojej historii, więc traktuj każdego, kto się pojawi, bardzo dobrze.

Jeśli filmowiec dźwiga swój sprzęt, nie wręczaj mu od razu zestawu prasowego. Zaproponuj noszenie go dla nich, dopóki nie będą w stanie uzyskać potrzebnych strzałów. Traktowanie ich jak obywatela drugiej kategorii sprawi, że wrócisz na stację i może zaszkodzić twoim szansom na przyszły zasięg.