System informacji o zasobach ludzkich (HRIS)

Definicja HRIS i opis tego, jak może pomóc Ci odnieść sukces

••• Paul Bradbury/Caiaimage/Getty Images

Spis treściZwiększaćSpis treści

• Kluczowe kwestie dotyczące opcji HRIS
• Funkcjonalność lepszych wyborów HRIS
• Korzyści z właściwego HRIS

System informacji o zasobach ludzkich (HRIS) to oprogramowanie lub rozwiązanie online do wprowadzania danych, śledzenia danych i potrzeb informacyjnych w zakresie zasobów ludzkich, płac, zarządzania i księgowości w firmie. Jest przydatny dla wszystkich procesów, które chcesz śledzić i z których masz nadzieję zebrać przydatne i celowe dane.

Zwykle w postaci bazy danych setki firm sprzedaje jakąś formę HRIS, a każdy HRIS ma inne możliwości. Starannie dobieraj HRIS w oparciu o możliwości, jakich potrzebujesz w swojej firmie. Ponieważ HRIS staje się coraz bardziej wyrafinowany, wybór pomiędzy różnymi systemami stał się wystarczający, aby praktycznie sparaliżować dział HR .

Obserwowanie, jak firma technologiczna, w której istnieją eksperci komputerowi, przechodzi przez trzy różne systemy HRIS w ciągu dziesięciu lat, zanim ostatecznie zdecyduje się na obecny system, była edukacją w ich złożoności. Ich możliwości w pracy i użytkowaniu rzadko dorównywały szumowi sprzedażowemu, który kierował tym wyborem. Dlatego wybór HRIS jest poważnym przedsięwzięciem dla firmy.

Kluczowe rozważania, gdy patrzysz na swoje opcje HRIS

Wybór HRIS to stresująca sytuacja, ponieważ istnieje tak wiele opcji. Wybór opcji najlepiej odpowiadających Twoim potrzebom w Twojej firmie jest nie lada wyzwaniem. Przedzieranie się przez informacje dostarczane przez każdy system również stanowi wyzwanie.

Sprzedawcy to często handlowcy na zlecenie, którzy werbalnie mogą Ci powiedzieć, że system spełni Twoje potrzeby. Upewnij się, że sprawdzasz to w wielu źródłach, w tym aktualnych klientach, internetowych grupach dyskusyjnych, LinkedIn, innych członkach SHRM i opiniach Google.

Są to inne czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze HRIS.

Liczba pracowników

Pamiętaj, że nawet jeśli Twoja firma liczy dziś tylko kilka osób, w przyszłości może mieć dwa razy więcej, a nawet 10 razy więcej pracowników, więc wybierz system, który będzie się rozwijał wraz z Twoim biznesem.

Możliwości systemu

Innym kluczowym czynnikiem, który musisz wziąć pod uwagę, jest to, że wiele HRIS jest w stanie osiągnąć tylko część tego, czego potrzebujesz do automatyzacji. W takich przypadkach będziesz chciał się upewnić, że składniki dowolnych dodatków lub dodatkowych systemów współpracują ze sobą bezbłędnie. Ponownie, nie wierz sprzedawcy na słowo, że systemy współpracują ze sobą. Przeprowadź badania, aby upewnić się, że tak.

Szkolenia i wsparcie

Sprawdź również, jakie rodzaje szkoleń i bieżące wsparcie są dostępne dla Twojego personelu. Należy również upewnić się, że obietnice konsultanta ds. sprzedaży dotyczące szkoleń i działań następczych po zakupie są zapisane bezpośrednio w umowie zakupu HRIS. I skontaktuj się z innymi organizacjami, aby upewnić się, że wybrana firma ma historię stałego, pomocnego wsparcia. Wielu nie.

Oczekiwana funkcjonalność lepszych wyborów HRIS

Zazwyczaj lepsze systemy informacji o zasobach ludzkich (HRIS) zapewniają ogólnie:

Zarządzanie wszystkimi informacjami o pracownikach:

Dane takie jak nazwiska, tytuły, adresy i pensje to podstawowy początek. Historia wynagrodzeń i stanowisk, struktury raportowania, historie ocen wyników i inne krytyczne informacje o pracownikach.

Dokumenty firmowe:

To zawiera takie przedmioty jak podręczniki pracownicze, procedury ewakuacji w nagłych wypadkach oraz wytyczne dotyczące bezpieczeństwa.

Zarządzanie świadczeniami:

Będziesz potrzebować administrowania świadczeniami, w tym rejestracji , zmian statusu i aktualizacji danych osobowych. W idealnym systemie można umożliwić pracownikom wyszukiwanie i przeglądanie własnych informacji, w tym śledzenie urlopów.

Pełna integracja z listą płac:

Ta integracja obejmie również inne oprogramowanie finansowe firmy i systemy księgowe . Kiedy są one połączone, możesz upewnić się, że czeki są prawidłowe. Nigdy nie ma rozdźwięku między oficjalną stawką płac a informacjami, które posiada lista płac. Jeśli systemy się nie integrują, łatwo jest zaktualizować pensję w jednym systemie, a nie w drugim.

Śledzenie kandydatów i zarządzanie CV:

Gdy Twój system działa bez zarzutu, rekruter może kliknąć wynajęty przycisk i wszystkie informacje z kandydat zostaje przeniesiony na pracownika strona rzeczy. Oszczędza to tyle czasu, ponieważ wprowadzanie danych i dokumenty praktycznie znikają.

Jeśli wnioskodawca podaje własne informacje podczas składania wniosku, możesz zapewnić dokładność. Jeśli list z ofertą jest generowana z tego samego systemu co system płacowy, wynagrodzenie będzie idealnie dopasowane i nie ma nieporozumień.

Plany rozwoju wydajności:

Nie wystarczy mieć plany, jeśli są zapisane w systemie centralnym, to z łatwością można śledzić pracownika od stanowiska do stanowiska. Kierownictwo wyższego szczebla może generować raporty, aby zobaczyć, gdzie są ludzie i co planują ich poszczególni menedżerowie planowanie sukcesji dla ich przyszłości .

Działania dyscyplinarne:

Ważne jest, aby śledzić, kto został zawieszony, zdegradowany lub zauważono inne negatywne działania przeciwko nim — nawet po odejściu pracownika z organizacji. Kiedy firma dzwoni i prosi o referencje byłego pracownika , administrator w dziale HR może łatwo wyszukać i zgłosić, czy dana osoba kwalifikuje się do ponownego zatrudnienia.

Rejestry szkoleń:

Jest to szczególnie ważne w firmie, w której wymagane są certyfikaty i licencje. W innych firmach rejestry szkoleń mogą nie mieć takiego znaczenia, ale nadal może się okazać, że posiadanie informacji jest przydatne podczas rozwoju pracowników, co jest kluczowym czynnikiem, którego oczekują od pracy.

Podsumowując, HRIS, który najskuteczniej obsługuje firmy, śledzi te informacje:

• frekwencja oraz WOM posługiwać się,
• podwyżki i historia,
• oceny płac i zajmowane stanowiska,
• plany rozwoju wydajności ,
• odbyte szkolenie,
• postępowanie dyscyplinarne Odebrane,
• dane osobowe pracowników, a okazjonalnie,
• kierownictwo i kluczowy pracownik plany sukcesji ,
• wysoki potencjalny pracownik identyfikacja i
• śledzenie, rozmowy kwalifikacyjne i selekcja kandydatów.

Korzyści z właściwego HRIS

Skuteczny HRIS dostarcza informacji o prawie wszystkim, co firma musi śledzić i analizować na temat swoich pracowników, byłych pracowników i kandydatów. Twoja firma będzie musiała wybrać system informacji o zasobach ludzkich i dostosować go do Twoich potrzeb. Jeśli Twoja firma jest na ścieżce wzrostu, wybierz system, który może rozwijać się razem z Tobą.

Wdrożenie podstawowego HRIS jest dość niedrogie, ale upewnij się, że wszystko, co wdrożysz, spełnia rzeczywiste potrzeby Twojej firmy. Chcesz mieć możliwość prowadzenia raportów obrotów? Opublikować schematy organizacyjne? Zezwalać menedżerom na elektroniczny dostęp do poprzednich ocen wyników? Czy chcesz, aby wszystko musiało być załatwione przez dział HR, czy chcesz, aby menedżerowie sami mieli dostęp do informacji i wprowadzali je?

Dzięki odpowiedniemu HRIS personel działu kadr umożliwia pracownikom dokonywanie własnych aktualizacji świadczeń i reagowanie na zmiany, w ten sposób uwolnienie kadry HR do bardziej strategicznych funkcji . Dodatkowo udostępniane są dane niezbędne do zarządzania pracownikami, rozwoju wiedzy, rozwoju i rozwoju kariery oraz równego traktowania.

Wreszcie, menedżerowie mogą uzyskać dostęp do informacji, których potrzebują, aby prawnie, etycznie i skutecznie wspierać sukces zgłaszających się pracowników. Mogą tworzyć własne raporty i wprowadzać do systemu plany, które pomogą w sukcesji.

System informacji o zasobach ludzkich (HRIS) to oprogramowanie lub rozwiązanie online do wprowadzania danych, śledzenia danych i potrzeb informacyjnych w zakresie zasobów ludzkich, płac, zarządzania i księgowości w firmie.

Dolna linia

Zwykle w postaci bazy danych setki firm sprzedaje jakąś formę HRIS, a każdy HRIS ma inne możliwości. Starannie dobieraj HRIS w oparciu o obecne i przewidywane możliwości, których potrzebujesz w swojej firmie.